Kary umowne – na co powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy?

Przedsiębiorcy często podpisują umowy „z marszu”, skupiając się głównie na aspektach biznesowych: cenie, terminie i zakresie świadczeń. Tymczasem w praktyce jedną z najbardziej dotkliwych konsekwencji kontraktu mogą okazać się kary umowne i nie chodzi tu jedynie o ich wysokość. Warto pamiętać, że ich konstrukcja i precyzyjne sformułowanie ma ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa biznesowego. 

Zwłoka a opóźnienie – podstawowa różnica

W polskim prawie cywilnym wyróżniamy dwa pojęcia:

• opóźnienie – każde przekroczenie terminu, niezależnie od winy dłużnika,
• zwłoka – opóźnienie zawinione przez dłużnika.

Jeżeli więc kara umowna została zastrzeżona „za opóźnienie”, przedsiębiorca może być obciążony nawet wtedy, gdy do przesunięcia terminu doszło z przyczyn od niego niezależnych (np. klęska żywiołowa, problemy podwykonawcy lub samego zleceniodawcy). Natomiast kara „za zwłokę” wymaga wykazania winy dłużnika – co daje mu większą ochronę. Oczywistym jest więc, że zamawiającemu, na rzecz którego zastrzeżono kary umowne, zależeć będzie na karach umownych za opóźnienie. Natomiast dla wykonawcy korzystniejsze są kary umowne za zwłokę.

Jak to wygląda w praktyce?

Przyjrzyjmy się dwóm historiom. W pierwszej – spółka IT podpisała kontrakt na stworzenie i wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem. W umowie przewidziano karę umowną „za opóźnienie w usuwaniu usterek” – 1.000 zł za każdy dzień zwłoki w naprawie błędu.

Podczas eksploatacji systemu pojawiła się poważna usterka, jednak przyczyna leżała po stronie integracji z zewnętrznym systemem zamawiającego, do którego wykonawca nie miał pełnego dostępu. Usunięcie problemu wymagało współpracy z dostawcą zamawiającego i zajęło kilka tygodni.

Mimo że wykonawca działał z należytą starannością i nie ponosił winy, zamawiający naliczył wysoką karę umowną – właśnie dlatego, że zapis odnosił się do „opóźnienia”, a nie „zwłoki”. W efekcie firma IT znalazła się w sporze sądowym, którego można by uniknąć, gdyby klauzula kary umownej odnosiła się do „zwłoki”.

Inny przedsiębiorca – firma budowlana zobowiązała się oddać halę magazynową do 30 czerwca. W umowie zapisano karę umowną „za opóźnienie” w wysokości 0,2% wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia w oddaniu. W maju wystąpiła powódź, która uniemożliwiła prowadzenie robót przez 3 tygodnie. Efekt? Pomimo braku winy po stronie wykonawcy, inwestor miał prawo i naliczył kary, bo zapis odnosił się do „opóźnienia”. Gdyby w umowie użyto pojęcia „zwłoka”, wykonawca mógłby bronić się skutecznie brakiem swojej winy.

Zasady zastrzegania kar umownych

Przy ustalaniu kar warto pamiętać o kilku regułach:

1. Dokładność sformułowania – należy precyzyjnie wskazać, za jakie naruszenia kara przysługuje (np. za zwłokę w dostawie, za odstąpienie od umowy, za naruszenie zakazu konkurencji).
2. Wysokość kary – musi być adekwatna. Zbyt wygórowane kary mogą zostać przez sąd miarkowane.
3. Świadczenia niepieniężne – kara umowna może być zastrzeżona tylko za niewykonanie lub nienależyte wykonanie świadczeń niepieniężnych.
4. Możliwość dochodzenia odszkodowania – w umowie można zastrzec, że oprócz kary wierzyciel będzie mógł dochodzić odszkodowania przewyższającego jej wysokość.

Kary umowne to potężne narzędzie dyscyplinujące strony, ale ich nieprzemyślane ujęcie może stać się poważnym ryzykiem finansowym dla jednej ze stron umowy. Dlatego przedsiębiorcy powinni zwracać uwagę, czy zapis dotyczy „opóźnienia”, czy „zwłoki”, szczególnie gdy to oni są mogą być ewentualnie obciążeni karą umowną, a także dbać o proporcjonalność i jasność konstrukcji kary.

Udostępnij na Facebooku