Oczekiwane przez pracodawców i pracowników rozwiązania prawne w zakresie dokumentacji pracowniczej, które zmniejszą obciążenia biurokratyczne pracodawców, wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018.357) oczekuje na podpis Prezydenta RP.
Ustawa wchodzi w życie w styczniu przyszłego roku, z wyjątkiem art. 11 i art. 12, tj. przepisów dotyczących przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które wejdą w życie już z dniem ogłoszenia ustawy.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia w wersji papierowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, a także obowiązek przechowywania tej dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obecny okres przechowywania wskazanej dokumentacji wynosi 50 lat.
Skrócenie terminu przechowywania
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat.
Pamiętać jednak należy, iż jeśli chodzi o dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., a po 31 grudnia 1998 r., to będzie ona mogła być przechowywana krócej, o ile pracodawca złoży w ZUS stosowny raport informacyjny, czyli zestawienie informacji dotyczące pracownika. Natomiast jeśli pracownik był zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r., to pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą nadal przez 50 lat.
W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca zobowiązany będzie do przekazywania do ZUS danych potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń. Zatem pracodawca, który zdecyduje się na korzystanie z tej opcji, zobowiązany będzie do przedstawienia specjalnego raportu informacyjnego, co związane będzie z kosztami jego przygotowania.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazywaniu na bieżąco do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych (pracowników i zleceniobiorców) niezbędnych do ustalenia prawa do wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości. Dane te, obejmujące przede wszystkim informacje o wypłaconym przychodzie, będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Korzystnie wpłynie to na bezpieczeństwo pracownika, który nie będzie musiał udowadniać przed ZUS poprawności danych zapisanych na jego koncie, co wyeliminuje w przyszłości konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np.: zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7). Ponadto, rozwiązanie to wyeliminuje potrzebę poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego dokumentację pracowniczą ubezpieczonego.
Forma elektroniczna
Pracodawcy muszą przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej, co przy długim okresie ich przechowywania rodzi wiele trudności organizacyjnych i logistycznych oraz wiąże się ze znacznymi kosztami jej przechowywania. Obecnie wielu pracodawców, w celu ułatwienia i usprawnienia obsługi, prowadzi dokumentację pracowniczą w dwóch formach równolegle: w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej. Wersja papierowa prowadzona jest tylko ze względu na ustawowy obowiązek.
Komentowana ustawa wprowadza dla pracodawcy możliwość prowadzenia i przechowywania całości dokumentacji wyłącznie formie elektronicznej bez konieczności prowadzenia równolegle dokumentacji w formie papierowej. Zgodnie z nowymi przepisami dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Obie postacie dokumentacji będą wywoływały jednakowe skutki prawne.
Na uwagę zasługuje fakt, iż w zakresie prowadzenia dokumentacji elektronicznej pracodawca zobowiązany będzie do właściwego jej zabezpieczenia, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami związanymi z budową odpowiednio zabezpieczonej bazy danych. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wydanym w porozumieniu z Ministrem Cyfryzacji.
Pracodawca będzie miał możliwość zdecydowania o skorzystaniu z nowych rozwiązań, będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
Przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników
Ze względu na dynamiczny rozwój usług bankowych bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzeń staje się coraz bardziej powszechna. Ustawa wprowadza m.in. zmiany do Kodeksu pracy pozwalając na dokonywanie wypłaty wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika, bez konieczności uzyskiwania od niego szczególnego wniosku w tym zakresie. Wniosek będzie wymagany jedynie wówczas, gdy pracownik życzy sobie wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych.
(Informacje zawarte w tym materiale nie stanowią porady prawnej. Osoby zainteresowane uzyskaniem porady prawnej lub bardziej szczegółowych informacji na omawiany temat prosimy o bezpośredni kontakt z naszą Kancelarią.)
Udostępnij na FacebookuJesteśmy dynamicznie rozwijającą się kancelarią radców prawnych wyspecjalizowaną w zakresie pełnej i kompleksowej obsługi prawnej podmiotów gospodarczych polskich i zagranicznych.
Kliknij i dowiedz się więcej
