Ochrona sygnalistów – podstawowe informacje dla przedsiębiorców

Do 25 września 2024 r. podmioty prawne zobowiązane są wdrożyć określone rozwiązania wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów. W tym dniu zaczną obowiązywać przepisy dotyczące tzw. zgłoszeń wewnętrznych.

Wdrożenie instytucji sygnalistów zajęło polskiemu ustawodawcy bardzo długo, droga tych uregulowań była wyboista.  Wiele firm już przygotowała odpowiednie procedury i kanały zgłaszania ewentualnych naruszeń prawa. Zebraliśmy najważniejsze informacje i wyjaśniamy wątpliwości, które pojawiły się u niektórych naszych klientów.

Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w szczególności jest to:

• pracownik,
• pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorca,
• prokurent,
• akcjonariusz lub wspólnik,
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
• stażysta,
• wolontariusz,
• praktykant,
• funkcjonariusz w rozumieniu ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin,
• żołnierz w rozumieniu ustawy o obronie Ojczyzny.

Którzy przedsiębiorcy powinni wdrożyć nowe rozwiązania?

Podmiotami zobowiązanymi są określone podmioty prawne, zarówno publiczne, jak i prywatne.

Wśród podmiotów prywatnych, rozwiązania te powinny wdrożyć te podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Próg, o którym mowa powyżej nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Co składa się na proces wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów?

Przygotowanie firmy do nowych przepisów o ochronie sygnalistów obejmuje m.in:

• zapewnienie sygnaliście – do wyboru sygnalisty – ustnej i pisemnej możliwości zgłoszenia naruszenia prawa;
• zapewnienie sygnaliście – przynajmniej – poufności co do jego tożsamości;
• opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych, określającej zasady przyjmowania zgłoszeń w zakresie naruszeń prawa oraz stworzenia kanałów ich przyjmowania;
• opracowanie procedury prowadzenia postępowań wyjaśniających oraz zapewnienia obiektywnego, niezależnego zespołu lub osoby, która zajmie się weryfikacją zgłoszenia;
• zapewnienie poufności wszelkich przekazywanych informacji oraz tożsamości sygnalisty ze szczególnym uwzględnieniem zasad ochrony danych osobowych;
• prowadzenie stosownego rejestru zgłoszeń sygnalistów;
• skonsultowanie wprowadzanych procedur ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.
• przeszkolenie pracowników w zakresie nowych rozwiązań, uwrażliwienie ich w zakresie celu i warunków dokonywania zgłoszeń, ochrony sygnalistów, ale też odpowiedzialności sygnalisty za złośliwe i nieprawdziwe zgłoszenia.

Co ciekawe, należy wskazać, iż osobie wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa można powierzyć także dalsze prowadzenie postępowania wyjaśniającego. Nie jest prawdą pogląd, iż konieczne jest zawsze tworzenie odrębnych wewnętrznych jednostek administracyjnych (komisji czy zespołów) lub zlecanie dokonywania wyjaśnień przez podmiot zewnętrzny (outsourcing) tj. rozdzielanie tych dwóch funkcji. Takie rozumienie przepisów byłoby uciążliwe szczególnie dla mniejszych przedsiębiorców. Natomiast niewątpliwie, można te funkcje (przyjmowania i wyjaśniania zgłoszeń) powierzyć różnym osobom. Najważniejsze jest, by zapewnić bezstronność osoby przyjmującej i wyjaśniającej dane zgłoszenie wewnętrzne.

Jakie naruszenie prawa mogą podlegać zgłoszeniom wewnętrznym?

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

• korupcji,
• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej.

Jak widać, w katalogu tym zabrakło naruszeń przepisów prawa pracy, w tym przepisów BHP czy np. przepisów dotyczących obowiązku zachowania trzeźwości. Ustawodawca umożliwił jednak rozszerzenie ww. katalogu naruszeń przez dany podmiot o naruszenia dotyczące obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne. Stąd, można np. wskazać w tym zakresie przepisy np. regulaminu pracy.

Później, tj. dnia 25 grudnia 2024 r. zaczną obowiązywać także przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Zgłoszenie zewnętrzne to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa. 

Udostępnij na Facebooku