Przewiń do aktualności

Nowe obowiązki firm – ustawa o sygnalistach

17.11.2021 - Agnieszka Radniecka

Dnia 17 grudnia 2021 r. upływa termin wdrożenia przez Polskę, zgodnie z przyjętym harmonogramem, Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17 z późn. zm.) (tzw. „whistleblowing”)

Dnia 18 października 2021 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. sygnalistów) wraz z uzasadnieniem. Przepisy nie przewidują żadnego okresu przejściowego dla podmiotów zatrudniających więcej niż 249 pracowników.

W przypadku mniejszych podmiotów z sektora prywatnego – zatrudniających od 50 do 249 pracowników, wdrożenie przepisów chroniących sygnalistów, zgodnie z dyrektywą 2019/1937, do 17 grudnia 2023 r.

Kim jest sygnalista?

To osoba, która dokonuje zgłoszenia nieprawidłowości, pracując w sektorze prywatnym lub publicznym i uzyskała informacje o naruszeniach w kontekście związanym z pracą.

Co do zasady, wdrożenie mechanizmów związanych z procesem zgłaszania nieprawidłowości w firmie wymaga dostosowania wewnętrznego organizacji. Jako najbardziej domyślny sposób informowania o nieprawidłowościach, zgodnie z postanowieniami dyrektywy 2019/1937, została wskazana ścieżka wewnętrzna. Ma ona priorytet przed raportowaniem zewnętrznym, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić w ramach konkretnego podmiotu oraz nie ma ryzyka działań odwetowych wobec sygnalisty.

Przygotowanie firmy na nowe wymagania prawne

  1. Wewnętrzne procedury

W pierwszej kolejności, należy przygotować odpowiednio skonstruowaną politykę zgłaszania nieprawidłowości oraz procedurę prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających.

Polityka zgłaszania nieprawidłowości powinna obejmować m.in. sposób przekazywania zgłoszenia, osobę odpowiedzialną za jego odbiór, sposób prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, podmioty zobowiązane do przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, sposób opracowania wniosków z przeprowadzonego postępowania wewnętrznego.

Sposoby przekazywania zgłoszeń powinny zapewniać ochronę poufności tożsamości osoby zgłaszającej oraz osób wymienionych w treści zgłoszenia, a także uniemożliwiać dostęp do tych danych przez podmioty do tego nieupoważnione. Zasadą będzie, że tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia wewnętrznego w ramach organizacji będzie chroniona jako poufna, ale nie anonimowa.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych będzie musiał zostać uzgodniony z pracownikami lub związkami zawodowymi i będzie stanowił źródło prawa pracy.

Wobec sygnalisty-pracownika nie będzie można stosować działań odwetowych z powodu dokonania zgłoszenia.

Kanały przekazywania zgłoszeń mogą stanowić, o ile spełniają wskazane powyżej przesłanki, przeznaczony wyłącznie na zgłoszenia adres mailowy lub infolinia, aplikacja przewidziana do przyjmowania zgłoszeń i kontaktu z sygnalistom, ewentualnie inne narzędzia jak np. fax lub skrzynka umieszczona w ogólnodostępnym dla pracowników miejscu nieobjętym monitoringiem.

  1. Podmiot odpowiedzialny za odbiór zgłoszeń

Istotny jest również wybór w firmie podmiotu odpowiedzialnego za odbiór zgłoszeń. Zgodnie z postanowieniami dyrektywy 2019/1937 podmiot wdrażający system ochrony sygnalistów zobowiązany jest do wyznaczenia bezstronnej osoby lub struktury (np. wydziału), która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie raportów od sygnalistów, prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających oraz podejmowanie działań następczych, natomiast w uzasadnionych przypadkach będzie podejmować kontakt zwrotny do sygnalisty. Zadania te można także zapewnić firmie w drodze outsourcingu.

Dla mniejszych podmiotów (zatrudniających od 50 do 249 pracowników) europejski prawodawca przewidział możliwość współdzielenia zasobów do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających.

  1. Edukacja wewnętrzna i szkolenia

Dla skutecznego wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości niezbędne jest jasne przedstawienie jego celu w organizacji, zapoznanie pracowników z jego działaniem, przedstawienie mechanizmów ochrony osób zgłaszających, a także osób wskazanych w zgłoszeniu oraz narzędzi pozwalających na poufność całego procesu oraz zachowanie bezstronności osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń.

  1. Kategorie zagadnień podlegających zgłoszeniu

Zgodnie z projektem ustawy, zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń prawa unijnego i prawa polskiego
w dziedzinach:

  • zamówień publicznych (z wyłączeniem zamówień dotyczących obronności i bezpieczeństwa państwa),
  • usługi i produkty rynków finansowych,
  • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  • bezpieczeństwa produktów,
  • bezpieczeństwa transportu,
  • ochrony środowiska,
  • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
  • bezpieczeństwa żywności i pasz,
  • zdrowia i dobrostanu zwierząt,
  • zdrowia publicznego,
  • ochrony konsumentów,
  • ochrony prywatności i danych osobowych,
  • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Sygnalista będzie mógł zgłosić naruszenie bezpośrednio Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub innemu kompetentnemu organowi (tzw. zgłoszenie zewnętrzne). Zgłoszenia zewnętrznego będzie można również dokonać z pominięciem etapu wewnętrznego.

W obu procedurach (wewnętrznej i zewnętrznej) sygnalista będzie miał prawo do uzyskania informacji zwrotnych co do podjętych działań następczych. W wyjątkowych sytuacjach sygnalista będzie również uprawniony do opublikowania swojego zgłoszenia np. w mediach lub w Internecie.

Projekt ustawy przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności za:

  1. utrudnianie dokonywania zgłoszenia,
  2. dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty,
  3. naruszenie poufności tożsamości sygnalisty czy
  4. brak ustanowienia procedury wewnętrznej;

Sankcją do 3 lat pozbawienia wolności jest również zagrożona osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji.

Projekt ustawy jest obecnie przedmiotem opiniowania i może podlegać zmianom. Jednak podstawowe zasady, zgodne z ww. dyrektywą nie ulegną zmianie.

O nas

Jesteśmy dynamicznie rozwijającą się kancelarią radców prawnych wyspecjalizowaną w zakresie pełnej i kompleksowej obsługi prawnej podmiotów gospodarczych polskich i zagranicznych.

Kliknij i dowiedz się więcej
Agnieszka Radniecka
Agnieszka Radniecka
radca prawny
+48 600 150 659
Marta Sawicka
Marta Sawicka
radca prawny
+48 609 732 952
Przewiń do góry