W 2026 roku członkowie zarządu muszą liczyć się z coraz większą odpowiedzialnością za sprawy podatkowe spółki. Dotyczy to nie tylko dużych podmiotów z rozbudowanymi działami finansowymi, ale również małych i średnich firm, w których właściciel, prezes albo jeden członek zarządu faktycznie nadzoruje większość spraw organizacyjnych i podatkowych. W praktyce właśnie w takich podmiotach najczęściej dochodzi do sytuacji, w których brak podziału obowiązków, pośpiech, nadmierne zaufanie do biura rachunkowego albo odkładanie problemów na później prowadzą do odpowiedzialności na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.
O odpowiedzialności Zarządu w spółkach z o.o. w szerszym kontekście pisaliśmy już tutaj
W tym artykule wyjaśniamy, kiedy powstaje odpowiedzialność członków zarządu, jak wygląda odpowiedzialność za niepłacenie podatków w terminie, jak przedstawia się relacja między zarządem a księgowością, jakie znaczenie mają podstawy prawne oraz co w praktyce można zrobić, aby ograniczyć ryzyko na gruncie prawa karnego skarbowego. Tekst uwzględnia również perspektywę mniejszych firm, które nie dysponują rozbudowaną strukturą compliance. To właśnie dla nich właściwa organizacja procesów może mieć największe znaczenie.
Punktem wyjścia jest art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z tym przepisem za przestępstwa i wykroczenia skarbowe może odpowiadać nie tylko sam podatnik, lecz także osoba, która na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy albo faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, danego podmiotu. W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność może ponosić członek zarządu, dyrektor finansowy, prokurent, główny księgowy albo inna osoba, która realnie wpływa na rozliczenia podatkowe.
W sprawach dotyczących spółek organy skarbowe oraz sądy nie ograniczają się wyłącznie do sprawdzenia, kto formalnie podpisywał dokumenty. Duże znaczenie ma to, kto rzeczywiście organizował proces rozliczeń, decydował o płatnościach, akceptował sposób ujmowania transakcji oraz miał wiedzę o zaległościach. Dlatego odpowiedzialność karna członków zarządu nie jest wyłączona tylko dlatego, że księgowość prowadzi biuro rachunkowe albo wewnętrzny dział finansowy.
W praktyce najczęściej problem dotyczy sytuacji, w których:
– spółka składa nierzetelne deklaracje,
– zaniża wysokość podatku,
– nie wpłaca podatku w terminie,
– prowadzi księgi nierzetelnie albo wadliwie,
– posługuje się dokumentacją, która nie odzwierciedla rzeczywistego przebiegu transakcji.
Jednym z najczęściej spotykanych problemów jest zaległość podatkowa wynikająca z braku zapłaty podatku w ustawowym terminie. Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro deklaracja została złożona, a opóźnienie wynika jedynie z problemów z płynnością, to odpowiedzialność karna skarbowa nie powstaje. Tymczasem samo uporczywe niewpłacanie podatku w terminie może prowadzić do odpowiedzialności.
Podstawę prawną stanowi przede wszystkim art. 57 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, zgodnie z którym podatnik, który uporczywie nie wpłaca w terminie podatku, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. W praktyce ocena uporczywości zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Znaczenie ma skala zaległości, długość opóźnienia, powtarzalność naruszeń oraz to, czy podatnik podejmował realne działania naprawcze.
Warto podkreślić, że odpowiedzialność za brak terminowej zapłaty podatku może dotknąć nie tylko samej spółki, ale również osoby nią zarządzające. Jeżeli członek zarządu faktycznie odpowiadał za finanse, wiedział o narastających zaległościach i mimo to nie wdrożył żadnych działań porządkujących, może stać się adresatem postępowania karnoskarbowego.
W poważniejszych przypadkach znaczenie mogą mieć także inne przepisy KKS, w szczególności:
art. 56 KKS – gdy w deklaracji podano nieprawdę albo zatajono prawdę,
art. 60 KKS – gdy księgi są prowadzone nierzetelnie albo wadliwie,
art. 61 KKS – gdy nie są składane wymagane deklaracje lub informacje,
art. 62 KKS – gdy występuje problem nierzetelnych faktur.
Z punktu widzenia członka zarządu szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, w której zaległość podatkowa nie jest incydentalna, lecz powtarza się miesiąc po miesiącu. Taki stan rzeczy bardzo często świadczy o braku właściwego nadzoru i może zostać oceniony jako tolerowanie naruszeń.
Trzeba odróżnić odpowiedzialność karną skarbową od odpowiedzialności majątkowej za zaległości podatkowe spółki. To dwa odrębne reżimy prawne, które mogą występować równolegle.
Na gruncie Ordynacji podatkowej duże znaczenie ma art. 116. Zgodnie z nim członkowie zarządu spółki z o.o., a także w określonych przypadkach członkowie zarządu innych osób prawnych, mogą odpowiadać całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Nie jest to odpowiedzialność automatyczna, ale dla wielu zarządzających bywa najbardziej dotkliwa finansowo.
Uwolnienie się od tej odpowiedzialności jest możliwe, jeżeli członek zarządu wykaże, że:
– we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości albo otwarto postępowanie restrukturyzacyjne,
– niezgłoszenie takiego wniosku nastąpiło bez jego winy,
– wskazano majątek spółki, z którego egzekucja pozwoli na zaspokojenie znacznej części zaległości.
Z kolei na gruncie Kodeksu spółek handlowych znaczenie może mieć art. 293 KSH, przewidujący odpowiedzialność członka zarządu wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy spółki. W praktyce podatkowy chaos i brak właściwego nadzoru mogą więc uruchamiać kilka różnych rodzajów odpowiedzialności.
W wielu firmach nadal funkcjonuje przeświadczenie, że skoro rozliczenia przygotowuje księgowy, to zarząd nie ponosi ryzyka osobistego. To założenie jest niebezpieczne. Odpowiedzialność głównego księgowego albo biura rachunkowego nie wyłącza odpowiedzialności członka zarządu, jeżeli ten miał wpływ na organizację procesu podatkowego albo akceptował wadliwy sposób działania.
W praktyce organy często badają, czy zarząd:
– weryfikował terminowość płatności,
– otrzymywał raporty o zaległościach,
– interweniował po wykryciu błędów,
– zapewnił realny obieg dokumentów,
– miał możliwość kontroli tego, co przygotowuje księgowość.
Samo podpisanie umowy z biurem rachunkowym nie stanowi jeszcze zabezpieczenia. Jeżeli spółka nie przekazuje dokumentów na czas, zataja część informacji, nie monitoruje rozrachunków albo ignoruje uwagi księgowości, odpowiedzialność po stronie zarządu nadal może być aktualna.
W małych spółkach sytuacja wygląda inaczej niż w dużych organizacjach. Często nie ma osobnego dyrektora finansowego, działu podatkowego, audytu wewnętrznego ani rozbudowanych procedur. Zdarza się, że jedna osoba zatwierdza faktury, prowadzi negocjacje z kontrahentami, kontaktuje się z biurem rachunkowym i decyduje, które zobowiązania zostaną zapłacone w pierwszej kolejności.
To właśnie w takich podmiotach ryzyko po stronie zarządu jest szczególnie widoczne. Im mniej formalnych poziomów decyzyjnych, tym łatwiej przypisać konkretnej osobie wpływ na sprawy podatkowe. Z drugiej strony małe firmy nie są skazane na podwyższone ryzyko. Mogą wdrożyć proste, ale skuteczne rozwiązania organizacyjne.
W małej firmie warto wprowadzić przynajmniej:
– pisemny podział odpowiedzialności za rozliczenia,
– miesięczny harmonogram podatków i składek,
– obowiązek akceptacji deklaracji przez członka zarządu,
– rejestr zaległości i odsetek,
– procedurę szybkiego reagowania na brak środków na zapłatę podatku,
– krótką instrukcję współpracy z biurem rachunkowym,
– zasadę dokumentowania ważniejszych decyzji podatkowych mailowo albo w notatce.
Takie działania nie wymagają rozbudowanego działu compliance, a pozwalają później wykazać, że zarząd nie działał chaotycznie i dochował należytej staranności.
W praktyce postępowań podatkowych i karnoskarbowych regularnie powtarzają się podobne błędy. Należą do nich przede wszystkim:
– brak kontroli nad terminami płatności,
– składanie deklaracji bez wcześniejszej weryfikacji danych,
– opóźnione przekazywanie dokumentów do księgowości,
– brak reakcji na powtarzające się korekty deklaracji,
– wykorzystywanie środków przeznaczonych na podatki do bieżącego finansowania działalności,
– przekonanie, że odpowiedzialność spoczywa wyłącznie na księgowej,
– brak udokumentowania konsultacji z doradcą podatkowym,
– ignorowanie sygnałów o problemach z płynnością i narastających zaległościach.
Z perspektywy organów takie zaniedbania mogą świadczyć o tym, że członek zarządu nie nadzorował spraw finansowych w sposób odpowiadający jego funkcji.
Nie istnieje rozwiązanie, które w pełni eliminuje ryzyko, ale można je wyraźnie ograniczyć. Największe znaczenie ma wykazanie, że zarząd działał starannie, świadomie i reagował na problemy, gdy tylko się pojawiły.
Po pierwsze, warto uporządkować obieg dokumentów. Zarząd powinien wiedzieć, kiedy i przez kogo przekazywane są faktury, zestawienia sprzedaży, umowy i inne dokumenty mające wpływ na rozliczenia podatkowe.
Po drugie, trzeba monitorować terminy. W wielu firmach wystarcza prosty kalendarz podatkowy z przypisaniem osoby odpowiedzialnej za przygotowanie deklaracji, jej sprawdzenie i wykonanie płatności.
Po trzecie, należy dokumentować decyzje. Jeżeli spółka stoi przed problemem z płynnością, zarząd powinien mieć notatkę lub korespondencję pokazującą, jakie działania podjęto, czy analizowano restrukturyzację, czy rozważano układ ratalny, odroczenie terminu albo inne legalne rozwiązania.
Po czwarte, trzeba reagować na ostrzeżenia. Jeżeli księgowość sygnalizuje niezgodności, braki w dokumentacji albo ryzyko zaniżenia podatku, brak działania może zostać oceniony bardzo negatywnie.
Po piąte, warto korzystać z profesjonalnego wsparcia świadczonego np. przez kancelarię radców prawnych. Dobrze prowadzona obsługa prawna firm w Poznaniu może obejmować nie tylko reprezentację w sporze, ale również bieżące porządkowanie procesów podatkowych, analizę ryzyk i przygotowanie procedur dopasowanych do skali przedsiębiorstwa.
W niektórych sytuacjach istotne znaczenie może mieć instytucja czynnego żalu przewidziana w art. 16 Kodeksu karnego skarbowego. Jeżeli sprawca zawiadomi organ o popełnionym czynie zabronionym, ujawni istotne okoliczności i dopełni obowiązku publicznoprawnego, może uniknąć kary. To rozwiązanie nie działa w każdej sytuacji i wymaga prawidłowej oceny momentu oraz zakresu naruszenia, ale w praktyce bywa bardzo pomocne.
Nie można jednak traktować czynnego żalu jako stałego sposobu zarządzania błędami. Dla zarządu ważniejsze jest stworzenie takich zasad działania, aby błędy były wykrywane możliwie wcześnie i usuwane zanim staną się przedmiotem kontroli.
Najważniejsze regulacje to:
– art. 9 § 3 KKS – odpowiedzialność osoby zajmującej się sprawami gospodarczymi lub finansowymi,
– art. 16 KKS – czynny żal,
– art. 56 KKS – podanie nieprawdy albo zatajenie prawdy w deklaracji,
– art. 57 § 1 KKS – uporczywe niewpłacanie podatku w terminie,
– art. 60 KKS – nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg,
– art. 61 KKS – niewywiązywanie się z obowiązków deklaracyjnych,
– art. 62 KKS – nierzetelne faktury,
– art. 116 Ordynacji podatkowej – odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółki,
– art. 293 KSH – odpowiedzialność odszkodowawcza wobec spółki.
Nie. Odpowiedzialność wymaga ustalenia, że dana osoba rzeczywiście zajmowała się sprawami finansowymi albo miała wpływ na rozliczenia i nie dopełniła obowiązków.
Tak. Jeżeli niewpłacanie podatku ma charakter uporczywy, może dojść do odpowiedzialności na podstawie art. 57 § 1 KKS.
Nie. Zewnętrzna księgowość może przejąć część obowiązków operacyjnych, ale nie zwalnia zarządu
z nadzoru nad rozliczeniami.
Przede wszystkim przez prosty podział obowiązków, kalendarz podatkowy, dokumentowanie decyzji
i szybkie reagowanie na zaległości.
W części przypadków tak, ale wymaga to szybkiej analizy sytuacji, podjęcia działań naprawczych
i rozważenia zastosowania czynnego żalu.
W 2026 roku odpowiedzialność członków zarządu w obszarze podatków nie jest zagadnieniem wyłącznie teoretycznym. Coraz częściej staje się realnym ryzykiem dla osób zarządzających spółkami, zwłaszcza gdy w firmie brakuje porządku organizacyjnego, nadzoru nad rozliczeniami i szybkiej reakcji na sygnały ostrzegawcze. Dotyczy to zarówno dużych spółek, jak i mniejszych przedsiębiorstw,
w których odpowiedzialność członka zarządu jest zwykle bardziej bezpośrednia.
Najlepszą ochroną nie jest formalne przerzucenie obowiązków na księgowość, lecz stworzenie sprawnie działającego systemu nadzoru, nawet jeśli ma on prostą formę. Regularna kontrola terminów, jasny podział odpowiedzialności, dokumentowanie decyzji, analiza zaległości i bieżące wsparcie doradcze pozwalają znacząco zmniejszyć ryzyko. W praktyce właśnie takie działania pokazują, że zarząd podchodzi do obowiązków rzetelnie i z należytą starannością.
Udostępnij na FacebookuJesteśmy dynamicznie rozwijającą się kancelarią radców prawnych wyspecjalizowaną w zakresie pełnej i kompleksowej obsługi prawnej podmiotów gospodarczych polskich i zagranicznych.
Kliknij i dowiedz się więcej
